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word运用“邮件兼并”功用批量打印学籍信息核对表

时刻:2014-04-22 22:55来历:manbetx万博官网网 www.fwnyp.com修正:麦田守望者

重生一年级的建档作业现已开端了,不同于从前,本年特别严厉,上级要求每个学生的家长都要对学生的根本信息进行核对,无误后签字画押,所以需求将学生的详细信息批量打印出来。咱们山东省用的学籍办理渠道并没有打印重生详细信息的功用,只能将信息导出。通过一番尽力,我运用“邮件兼并”功用完结了学籍信息批量打印。

首要在学籍办理渠道中导出重生的信息,并保存为Excel表格。不过这个表格足足有60列,直接打印明显不是个好办法,就算校园有大幅面的打印机,也只能把打印出来的学生信息裁成长条,核对很不便利。

后来我到Excel沟通论坛看了看,发现有不少教师运用VBA来完结,不过我并不通晓VBA,为了打印学生的学籍信息核对表再去学习这些内容的话,又太慢了,使命急迫,没有那么多的时刻。

后来我发帖问询,有朋友提出了一个思路,运用“邮件兼并”功用,我实验之后发现这个办法十分简洁,并且作用很好,下面是详细的操作过程。

1、预备数据源

这儿运用的数据源当然便是包括学生学籍信息的Excel文件了。

2、树立模板

运用Word规划一个学生信息表格,表格项最好与Excel表格保持一致。这个表格便是咱们需求进行邮件兼并的模板,用来调用并显现Excel中的数据的。

3、进行邮件兼并

点击Word的“东西”菜单(以2003为例),顺次挑选“信函和邮件”- “显现邮件兼并东西栏”(这一步也能够在“视图”菜单中完结),然后咱们会发现东西栏上多出了一栏,便是邮件兼并东西栏。

(1)设置文档类型

点击邮件兼并东西栏上的“设置文档类型”按钮(左面第一个),会弹出一个“主文档类型”对话框,为了节约纸张,我这儿挑选了“目录”。

(2)设置数据源

点击邮件兼并东西栏上“翻开数据源”的按钮(左面第二个),挑选咱们第一步中预备的Excel文件,单击翻开,然后会再弹出一个“挑选表格”的窗口,要求指定运用哪个作业簿,点击确认,完结数据源设置。这样,咱们的模板就跟Excel文件相关起来了。

(3)刺进数据域

以刺进重生姓名为例,将光标定位到表格中要刺进学生姓名的当地,点击邮件兼并东西栏上“刺进域”的按钮(左面第六个按钮),在弹出的窗口中挑选“学生姓名”,然后单击“刺进”,然后封闭窗口。

重复上述操作,直到将需求填写的项目悉数填完。

(4)查看兼并数据

为了调查一下终究的作用,并进行必要的表格宽度调制,所以咱们先查看兼并数据,单击邮件兼并东西栏上"查看兼并数据"的按钮(“刺进Word域”右边那个按钮),即可看到邮件兼并之后的终究容貌,东西栏上还有一些按钮和输入框能够查看前一条、下一条和指定的记载。在这儿,能够依据数据的长度对表格进行美化调整。

(5)兼并到新文档

到此,邮件兼并的作业就根本完毕了,能够直接打印了,可是只能打印当时学生的信息,想打印第二个学生则需求查看下一条,然后再次点打印,学生一多的话就十分不便了。这时咱们能够挑选“兼并到新文档”,把一切信息输出到一个Doc文档里边,今后直接打印这个文档就能够了。

点击“兼并到新文档”按钮,挑选“悉数”(也可依据自己的需求挑选其他项目),确认之后稍等片刻,咱们会发现一切学生的信息现已生成完毕,稍作排版之后打印即可。

总结:邮件兼并功用十分强壮,“刺进Word域”的功用能够先对数据进行处理(逻辑算术运算格式化等)然后刺进,比如要打印英语证书,能够设置分数小于60打印“不及格”,85以上打印“优异”。这些东西就由各位教师自行发掘了,呵呵。除了打印学生的学籍信息,咱们还能够运用“邮件兼并”功用批量打印函件(姓名不同,内容相同)、批量打印学生胸卡,批量打印获奖证书、准考证等等。

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